Controle financeiro: dicas e planilhas para baixar

Se você gosta de empreender, entende o quanto é importante fazer um controle financeiro empresarial inteligente. Isso porque apenas por meio de uma gestão adequada das finanças é possível desenvolver o negócio e atingir o sucesso. No entanto, implementar essa estratégia pode não ser a tarefa mais simples, principalmente se você não tiver ajuda. Por isso, hoje vamos falar mais sobre o conceito, a importância e dicas essenciais para aplicar o controle financeiro no seu negócio!

O que é controle financeiro empresarial?

Controle financeiro é a prática de gerenciar a entrada e a saída de dinheiro das contas da sua empresa. Esse gerenciamento ajuda a equilibrar as finanças, ter um controle de gastos eficiente e entender onde é possível reduzir custos e fazer investimentos. Entre os processos mais comuns, estão:

• A análise do fluxo de caixa;
• O controle de entradas e saídas;
• A avaliação de relatórios financeiros;
• A checagem de dados patrimoniais;
• A verificação de saldos bancários e reservas financeiras.

De forma simples, um bom controle financeiro empresarial visa mapear quanto você ganha e quanto você gasta, acompanhando tudo que entra e sai das contas bancárias de uma empresa. Caso você tenha centros de custos diferentes, é importante saber onde está sendo usado mais capital e como ele está sendo aplicado.

Como funciona o controle financeiro de uma empresa?

O processo de controle financeiro da empresa inclui administrar, da maneira mais precisa e prática possível, a rotina financeira do negócio. Isso inclui fazer o gerenciamento do fluxo de caixa, operações de emissão e baixa de notas fiscais, boletos, conciliações bancárias e demais atividades. Manter o controle financeiro da sua empresa está relacionado com uma gestão saudável do negócio. Afinal de contas, fazendo isso você terá certeza do panorama da empresa, o que é necessário investir, onde é possível cortar gastos e como cada área da companhia está investindo. Entender a importância dessa prática é fundamental para a tomada de decisões assertiva. Você já pensou em fazer um investimento, mas não sabe se é o melhor momento, se há dinheiro suficiente ou mesmo se existe uma justificativa? O controle financeiro empresarial é feito justamente para ajudar a responder essas perguntas. Ele é uma forma de mostrar o real cenário da empresa, quais as condições atuais e as necessidades. Dessa maneira, enfrentar crises, períodos de alta ou baixa demanda, sazonalidades, variações de câmbio, entre outros, podem ser previstos e os erros mitigados.

Planilha de controle financeiro empresarial: baixe grátis!

Montar uma planilha de controle financeiro empresarial não é um bicho de sete cabeças. Você pode montar a sua do zero no Excel ou adaptar uma para atender perfeitamente às suas necessidades. Você pode, por exemplo, usar um modelo do Sebrae. É neste documento que ficará registrado os números, métricas e informações necessárias para não passar algo despercebido. A estrutura deve ser simples para ser de fácil compreensão de todos os colaboradores. Também é essencial manter um padrão para cada tipo de movimentação que a empresa faz. O básico é controlar despesas e receitas, porém, você pode ir além e criar categorias diversas!

5 passos para fazer um bom controle financeiro empresarial

O controle financeiro da sua empresa não depende apenas de você e da sua capacidade analítica. Ele só funciona com uma cultura corporativa organizada e estratégica.

“Enfrente a realidade e se adapte rápido. Quanto antes você se adaptar a esse novo cenário, melhor será para o negócio. Isso pode inclusive determinar a sobrevivência ou a mortalidade da empresa.” Jorge Vargas Neto, CEO da BHub

Partindo desse ponto, para fazer um controle financeiro empresarial eficiente é necessário:

1. Acompanhar o fluxo de caixa;
2. Definir orçamento para cada setor;
3. Cortar gastos desnecessários;
4. Organizar prazos de pagamentos;
5. Contar com uma boa equipe.

Leia a seguir um pouco mais sobre cada um deles!

1. Acompanhe o fluxo de caixa diariamente

Para compreender a atual situação da empresa, é necessário criar um sistema de fluxo de caixa e o acompanhamento deve ser feito diariamente. A princípio, pode parecer um pouco extremo, mas faz parte de uma boa rotina focada na gestão financeira, principalmente pensando na tomada de decisões, viabilizando investimentos e cumprindo com as obrigações nas datas corretas. Assim, a empresa evita o acúmulo de dívidas e se planeja para o futuro de uma forma equilibrada. Portanto, tenha organização: o acompanhamento deve virar uma rotina, com dia e hora estabelecidos. Ter uma visão holística das movimentações, tanto as anteriores quanto às próximas, permite maior transparência sobre as entradas e as saídas. Essa prática também favorece a identificação rápida de falhas, algo que pode ser muito proveitoso para um e-commerce ou campanhas de mídia paga, por exemplo.

2. Defina o orçamento para cada setor

Não dá para crescer de maneira saudável e ter sucesso se o desenvolvimento for feito com gastos livres. No início, pode até parecer legal, mas, acredite, nenhuma empresa sobreviveria mais que alguns meses assim. Por esse motivo, a definição de um orçamento empresarial e a separação de centros de custos são excelentes maneiras de estabelecer limites para seus gastos. Essa é uma forma de validar previsões e atribuir metas de crescimento, atrelando os investimentos com o planejamento financeiro. Você pode até pensar em usar um cartão pré-pago para isso!

3. Corte gastos desnecessários

Após definir o orçamento e fazer o registro diário das entradas e das saídas, a próxima dica é sobre a análise desses dados gerados. Depois de um período de tempo definido por você, por exemplo, a cada 30 dias, reúna as informações para avaliação. Busque fazer a identificação de gastos de acordo com a prioridade e a real necessidade do negócio. Essa ação pode gerar tanto uma boa economia para a empresa quanto insights de novos investimentos ou atração de investidores.

4. Conheça os prazos de pagamento

Uma das etapas fundamentais para o controle financeiro empresarial é conhecer suas obrigações, desde o pagamento dos colaboradores até os fornecedores, contribuições fiscais e demais contas. Tudo isso precisa ficar documentado para não cair no esquecimento e acompanhado para não haver atrasos, que podem causar multas e interdições. Dessa forma, você garante a boa reputação da empresa e evita a negativação.

5. Conte com uma boa equipe

Para que todas essas funções não recaiam sobre você, contar com uma boa equipe é essencial. São eles que vão ajudar com as tarefas de avaliação, gerenciamento e análise de relatórios que um bom controle financeiro exige. Afinal, não basta fazer tudo isso uma ou duas semanas, é um processo contínuo de diagnóstico. Dentro de cada centro de custo essas inspeções precisam ser feitas para verificar a relação entre os gastos e o planejamento orçamentário que foi proposto, assim como elaborar planos de ações e verificar o cumprimento deles, avaliando o impacto de cada um. Isso deve ser analisado e apresentado ao gestor financeiro, caso haja um, ou por você mesmo, caso seja seu papel na empresa.

Ferramentas para realizar o controle de contas a pagar e receber

Existem dois tipos de sistemas de gestão digital, o que é operado em nuvem e o que é instalado na máquina do gestor, ambos possuem pontos positivos e negativos. Enquanto o primeiro é mais limitado e engessado, o segundo é mais flexível e ágil. Para te ajudar a entender mais sobre o assunto, listamos, a seguir, as principais diferenças entre os dois modelos!

Instalação

Para um sistema de gestão local, a instalação é feita no próprio servidor e hardware da empresa. Para isso, é necessária uma equipe especializada a fim de deixar o sistema funcionando e visitas periódicas para fazer atualizações ou customizações. Com o sistema na nuvem não é preciso um técnico para fazer a instalação. Além disso, ele pode ser acessado de celulares, tablets e computadores. O que é feito é um plano de assinatura, não uma instalação.

Investimento reduzido

O investimento inicial para ter um sistema de gestão em nuvem é menor que o local, já que o valor é cobrado a partir dos serviços utilizados. Alguns sistemas de controle financeiro possuem mais flexibilidade e escalabilidade.

Acesso a informações

Quando você opta pelo armazenamento em nuvem, todas as informações ficam disponíveis via internet. Assim, você garante uma maior segurança de dados, já que o risco de se perderem ou serem acessados por pessoas sem autorização é menor. Com o armazenamento local, as informações ficam guardadas no próprio hardware, por isso é preciso ter bastante cuidado com o vazamento de dados e com a segurança do sistema. Também é preciso um plano de backups, já que, caso aconteça algum problema com a máquina, tudo seria perdido.

Armazenamento

Com tantas atividades na rotina de uma empresa, muitas informações são geradas diariamente. Com um sistema de gestão local, a empresa terá que investir na expansão da memória sempre que for preciso, já com o gerenciamento em nuvem isso não é necessário, já que tudo fica guardado em servidores externos de alta segurança.

Sistema de controle financeiro empresarial

A Conta Simples tem a proposta de mudar a realidade financeira das empresas por meio da otimização de gestão das despesas. A solução para isso é a personalização e descentralização do gerenciamento de gastos, oferecendo autonomia aos times sem que o departamento financeiro perca controle dos processos. Os responsáveis pela conta podem: ● controlar e visualizar despesas; ● criar múltiplos usuários com permissões pré-definidas; ● solicitar e aprovar despesas; ● criar e distribuir cartões corporativos, definindo categorias de gastos e orçamentos. O grande diferencial da Conta Simples são os múltiplos cartões, que facilitam as transações por centro de custo ou departamento. É possível gerar cartões virtuais quando necessário, criando responsáveis e categorias e impedindo gastos fantasmas e desorganização no financeiro, que acompanha tudo pela ferramenta.

Simplificando a gestão de despesas financeiras corporativas

Se você está em busca de uma solução eficaz para gerenciar as despesas financeiras corporativas da sua empresa, você está no lugar certo. Com a nossa plataforma, oferecemos a flexibilidade de escolher entre cartões físicos ou virtuais, emitidos sob a bandeira Visa e aceitos internacionalmente. Aqui, a gestão de despesas se torna mais simples do que nunca. Você pode emitir múltiplos cartões, distribuí-los entre as áreas da sua empresa ou utilizá-los de acordo com as suas preferências. Além disso, oferecemos um controle rigoroso sobre as despesas, permitindo que você receba notificações em tempo real e acompanhe todas as transações através do nosso aplicativo ou Internet Banking. Isso garante uma visibilidade total sobre o caixa, com gráficos de despesas e a capacidade de separar os custos por centros de custos. Aqui, a potência e a economia de tempo são fundamentais. Você pode abrir uma conta PJ de forma rápida e descomplicada, definindo os limites de gastos dos seus cartões e gerenciando todas as transações em um único local. E para dar autonomia ao seu time, oferecemos a possibilidade de criar perfis de usuários para os colaboradores e personalizar suas permissões na plataforma. Cada gestor pode ser responsável pelos cartões de sua área, tornando todo o processo de gestão de despesas ainda mais eficiente. Simplifique a gestão das despesas financeiras corporativas da sua empresa. Com os nossos serviços, você terá mais controle, autonomia e praticidade em um só lugar. É hora de tornar a gestão financeira da sua empresa mais eficaz do que nunca.

Como usar tecnologia para auxiliar no controle financeiro?

Agora já deu para notar que o controle financeiro é, além de essencial, um pouco complexo e demorado, pois ele tem várias etapas e exige muita organização tanto na hora de implementar o método quanto para dar continuidade nas análises. São várias fases, como análise, geração de relatórios, ajustes, comunicação, gerenciamento e outras coisas que exigem agilidade e precisão para tomar decisões com muita coerência e assertividade. Assim, o uso de tecnologias qualificadas pode ser útil para a empresa. Usando tecnologia, você ganha visibilidade e controle dos gastos do negócio, reduzindo as despesas e com melhor gestão, ganha tempo para contabilidade ter um papel estratégico e diminui significativamente o tempo na análise de despesas, categorizações e agendamento de pagamentos. Tenha em mente que o controle financeiro é o coração de qualquer negócio, por isso conheça e cuide do dinheiro da sua empresa. Isso contribui para que ela continue operando bem, desenvolvendo sua estrutura e crescendo por bastante tempo!

Perguntas frequentes sobre controle financeiro empresarial