Planilha de controle de gastos: Importância para sua vida

Se você está à frente de um negócio, sabe o quanto é difícil se preocupar com orçamentos, fluxo de caixa, cobranças e pagamentos. Por isso, saber como fazer o controle de gastos em uma empresa é essencial para reduzir gastos e aumentar lucros. Só uma gestão financeira eficiente leva a esse resultado. Então, neste artigo, vamos apresentar os passos essenciais para fazer o controle financeiro da sua empresa e dar dicas valiosas, como uma planilha de controle de gastos. Boa leitura!

O que é controle de gastos?

O controle de gastos é uma das principais ferramentas de planejamento financeiro das empresas. Ele envolve a análise de custos e despesas realizadas ao longo de um período determinado para entender melhor a natureza e o objetivo de cada uma delas. A partir desse estudo, é possível identificar formas de reduzir gastos e até mesmo eliminá-los. Além disso, um controle de gastos eficiente ajuda a ter uma visão total do fluxo de caixa, entendendo como e quando acontecem as entradas e saídas de recursos. Outra vantagem do controle de gastos é ter informações precisas sobre as finanças, que permite que o orçamento da empresa seja melhor estruturado. Ter conhecimento sobre o comportamento das despesas também é um benefício para o gestor financeiro na hora de tomar uma decisão para que ela seja mais assertiva.

Como fazer o controle de gastos de uma empresa?

O processo de buscar eficiência no controle de gastos deve passar por dois aspectos, o método e a disciplina. É necessário seguir estratégias que tragam os resultados planejados sobre os gastos da empresa, que é estabelecer um método, e entender que diminuir esses gastos pode ser difícil, mas é necessário para a saúde financeira do negócio, que é ter disciplina. Agora, vamos ao passo a passo de como fazer controle de gastos em uma empresa!

1. Controle o fluxo de caixa

Para fazer o controle de gastos de uma empresa, o primeiro passo é entender o fluxo de caixa. Acompanhando e registrando diariamente as entradas e saídas do caixa, será possível montar um fluxo que demonstra o padrão das movimentações e permite acompanhar a saúde financeira da empresa. Por meio desses dados, é possível entender melhor as receitas e despesas para projetar cenários futuros. É importante saber que não basta conferir o saldo no fim do dia para saber se está positivo ou negativo, é preciso ir além na análise das finanças.

2. Classifique custos e receitas

Após entender melhor como entra e sai o dinheiro do caixa, é necessário classificar todos os custos e receitas da empresa. Para isso, existem duas categorias, os fixos e variáveis. Custos fixos são aqueles que não dependem do volume de vendas da empresa, ou seja, eles não variam. São alguns exemplos o aluguel do local de trabalho e a folha de pagamento. Já os custos variáveis estão diretamente relacionados à produção, como compra de matéria-prima, comissão, impostos, entre outros. Ainda existem outras formas de classificar os custos, mas essas duas são as mais comuns e ajudam bastante na hora de mapear os gastos. Com os gastos organizados, você também deve pensar nos recebimentos, separando em categorias que façam sentido para o seu negócio, como receita com vendas e dividendos com investimentos ou pensando por prazo, como pagamentos à vista ou parcelados.

3. Estabeleça um capital de giro

Toda empresa tem um ciclo financeiro que se inicia no pagamento aos fornecedores e segue até o recebimento das vendas. Entre eles, pode ser necessário um capital de giro para sustentar a operação. Esse valor é definido pela multiplicação dos dias totais do ciclo financeiro pela média diária dos custos da empresa. Com esse cálculo em mãos, é possível manter a liquidez evitando o endividamento com o pagamento de juros.

4. Separe as finanças da empresa das pessoais

Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que entender como fazer controle de gastos de uma empresa passa por separar o que é pessoal e o que é do negócio. A “tentação” de usar o caixa da empresa para fins pessoais por condições melhores de financiamento existe e pode parecer inofensiva, mas tem consequências grandes. Como empreendedor, pense que as contas da empresa são sua prioridade. Com uma delimitação bem-feita, você também não corre o risco de ficar colocando dinheiro próprio sem controle no negócio, comprometendo o caixa pessoal.

5. Use múltiplos cartões para organizar seus centros de custo

Em muitas empresas é comum que todos os gastos essenciais e assinaturas sejam concentrados em um único cartão. Isso dificulta muito a identificação de cada linha da fatura e pode acabar afetando a saúde financeira da empresa conforme o time e as necessidades crescem. Além disso, gastos fantasmas, engessamento das operações financeiras e muito tempo gasto na gestão das despesas também são dores de cabeça recorrentes de CFOs,  profissionais do financeiro e contadores. Conheça as vantagens de usar múltiplos cartões corporativos!

Centros de custos separados e organizados

Os centros de custo da empresa têm as próprias necessidades. Portanto, precisam de liberdade para fazer a organização dos gastos. Usando um cartão com orçamento pré-definido, as equipes não precisarão acionar o financeiro sempre que precisarem fazer uma compra.

Criação de perfis de usuários

A personalização com a criação de perfis individuais de usuários também permite que a gestão de despesas seja descentralizada e aconteça de forma controlada. Além disso, o financeiro pode regular o teto de gastos de cada centro de custo, sabendo quanto cada um gasta e em quê.

Identificação de uso pela planilha de controle de gastos

Com múltiplos cartões corporativos fica ainda mais fácil fazer uma gestão de despesas que categorize todos os gastos. Essa prática aliada à distribuição de cartões pelos centros de custo é o segredo para o sucesso. No gerenciador de cartões, você tem uma visão holística de todos os usos do cartão corporativo.

Controle de gastos fantasmas

Com a visão completa de todos os custos e despesas, a empresa sabe exatamente pelo que está pagando e evita a formação de gastos fantasmas. O financeiro economiza tempo e esforços tentando identificar cada linha das faturas e pode focar em outras áreas e atividades.

O parceiro ideal com planilha de controle de gastos gratuita

A solução desenvolvida pela Conta Simples foi pensada para transformar a rotina dos times financeiros, tornando-as mais eficientes, produtivas e eliminando a burocracia. Além de uma conta digital completa para empresas, a plataforma facilita o acesso a cartões corporativos para que gestores financeiros e empreendedores possam organizar as despesas com total visibilidade sem perder o controle. Dentre os principais benefícios da Conta Simples, podemos citar:

• Visibilidade total do que acontece no caixa da empresa a partir de um sistema de gestão de despesas inteligente;
• Descentralização das despesas com autonomia para que os colaboradores tomem as próprias decisões de compra;
• Criação de perfis de usuários com permissões pré-definidas, deixando o acesso à plataforma com a cara do seu time;
• Economia de tempo ao fazer pagamentos por meio da funcionalidade de transferências em lotes;
• Liberdade para bloquear ou excluir cartões, gerando mais segurança em caso de perdas ou avarias;
• Organização e eficiência com a anexação de comprovantes de pagamento, ajudando na conciliação bancária.